O Sistema de Controle Interno da DPEMT
O Sistema de Controle Interno (SCI) da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso é normatizado pela Resolução nº 38/2022/DPG, em consonância com o Guia de Implantação do Sistema de Controle Interno do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, aprovado pela Resolução n. 01/2007/TCE/MT.
O modelo de funcionamento do Sistema de Controle Interno implantado na DPE- MT não se restringe às funções típicas de fiscalização a que se referem as normas legais, em especial o art. 74 da CF, mas enfatiza também o controle preventivo com abordagem em riscos, que estão em sintonia com as boas práticas internacionais.
Enseja, desta forma, a participação de todas as unidades da Instituição na identificação e avaliação de riscos por processos de trabalho agrupados por sistemas administrativos, como base para a definição dos procedimentos de controle. Adicionalmente, fortalece o desenvolvimento de uma cultura de compliance e introduz a prática de geração e monitoramento de Indicadores de Controle Interno, tornando-se, desta forma, um relevante instrumento de apoio à gestão.
Um dos pontos fortes da estrutura e base normativa deste Sistema de Controle Interno está na estruturação dos controles na forma horizontal, por processos de trabalho, que são agregados por sistemas administrativos, estes entendidos como:
“Conjunto de atividades e processos de trabalho afins, relacionados às funções finalísticas ou de apoio, objetivando um resultado de interesse público, distribuídos em diversas unidades da estrutura organizacional e executados sob a orientação técnica da unidade que lhe for responsável”.
A partir desta visão sistêmica, o modelo prevê que o órgão central de cada sistema administrativo tem a prerrogativa de, com base em metodologia padrão, estabelecer regras gerais e procedimentos de controle necessários para mitigar riscos inerentes aos processos de sua responsabilidade, que devem ser observados por qualquer outra unidade que, em alguma etapa, participe do processo. Estas regras e procedimentos são especificados num conjunto de instruções normativas do SCI, as quais compõem o Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle da DPE-MT.
É importante destacar que, com isso, os controles exercidos pelos gestores sobre os fatos e atos praticados no exercício regular da gestão, os quais compõem a chamada primeira linha de defesa, passam a integrar um Sistema formalmente institucionalizado. Também agrega um instrumento que pode contribuir decisivamente para a operacionalização das funções atinentes à gestão de riscos, imprescindíveis ao gerenciamento dos processos de trabalho, quando são identificados e categorizados os eventos indesejáveis, com o objetivo de minimizar seus impactos negativos.
Neste contexto, são agentes do SCI:
Órgão Central do SCI: a Unidade de Controle Interno - UCI, responsável pela coordenação, supervisão e orientação técnica relacionada ao Sistema.
Unidades Executoras do SCI: todas as unidades componentes da estrutura organizacional da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso, no exercício dos controles de sua responsabilidade.
Órgãos Centrais de Sistemas Administrativos: unidades que respondem pelo gerenciamento das atividades afetas a determinado sistema administrativo.
Unidades Executoras de Sistema Administrativo: unidades que se sujeitam às instruções normativas do SCI relativas a determinado sistema administrativo.
Unidades Auxiliares de Órgãos Centrais de Sistemas Administrativos: corresponsáveis pelo gerenciamento das atividades afetas a determinado sistema administrativo.
Esta forma de operacionalização do Sistema de Controle Interno reflete a evolução dessa matéria e está em consonância com as normas internacionais, que apontam cada vez mais para a necessidade do fortalecimento dos controles internos da gestão, também identificados como controles administrativos ou controles primários, exercidos em caráter preventivo e necessários para mitigar riscos. Pretende-se, com isso, consolidar uma cultura de atenção a riscos e controles na DPE-MT, onde foi estabelecida uma diretriz no sentido de que, gradativamente, para todas as situações de riscos significativos, existam procedimentos de controle definidos e operantes, para a mitigação.
Para tal, foi elaborada a Instrução Normativa SCI-01/2019, a norma que orienta a elaboração das instruções normativas do SCI, a qual inclui uma metodologia para a identificação e avaliação dos riscos nos processos de trabalho, passíveis de serem mitigados, como base para a definição e especificação dos procedimentos de controle nas instruções normativas do SCI. A abordagem em riscos agrega valor ao SCI, tornando-o mais eficiente e é perfeitamente plausível que sejam incorporados ao Sistema os mecanismos e aspectos positivos do gerenciamento de riscos, independentemente da existência ou não de uma Política de Gestão de Riscos devidamente instituída e praticada. Quanto a isso, sempre é importante lembrar que o maior risco é aquele que não é conhecido.
Diante da integração entre as atividades dos órgãos centrais de sistemas administrativos com a Unidade de Controle Interno e a Unidade de Apoio à Gestão Estratégica (UAGE), os procedimentos de controle são retratados simultaneamente nas instruções normativas do SCI e nos mapas de processos, de maneira a assegurar a sua efetiva observância, o que se traduzirá em maior segurança e tranquilidade a todos os gestores e servidores.
Outro aspecto que não pode deixar de ser contemplado na estruturação dos controles diz respeito ao Compliance, visto sob a ótica da conformidade e da integridade. A metodologia alerta para ações que visem assegurar que a Defensoria Pública atue absolutamente em linha com a legislação e normas, além de atender às políticas e diretrizes estabelecidas, cumprindo à risca todas as imposições dos órgãos de regulamentação, dentro dos padrões exigidos de sua área de atuação. Já sob as óticas da ética e da integridade, orienta para que se procure identificar se os processos de trabalho inserem situações que podem propiciar a ocorrência de atos ilícitos, visando definir regras e medidas para aferição e prevenção dessas situações.
Com o fortalecimento dos procedimentos de controle preventivo de forma integrada ao gerenciamento por processos e com abordagem em riscos, o Sistema de Controle Interno se torna em um efetivo instrumento de suporte à gestão. Neste sentido, também prevê o estabelecimento de Indicadores de Controle Interno, sendo alguns com a finalidade de monitorar o nível de adesão aos procedimentos de controle estabelecidos e, assim, monitorar os próprios riscos e outros índices para subsidiar a governança, quando são estabelecidos para identificar a possibilidade de os objetivos de um processo de trabalho não estarem sendo atingidos com eficiência e eficácia, bem como, a necessidade de ações administrativas para a correção de rumo, sendo as regras e procedimentos para a definição, estruturação, operacionalização e monitoramento dos Indicadores de Controle Interno normatizados pela IN SCI-02/2019.
Em suma, o Sistema de Controle Interno da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso caracteriza-se como um sistema descentralizado de controle, em consonância com a doutrina mundialmente aceita das três linhas de defesa, a qual permitir maior eficiência e eficácia na gestão pública.
Nesse modelo, cada órgão central de sistema administrativo é responsável pela criação de controles internos para lidar com riscos e fornecer uma garantia razoável que os objetivos serão alcançados por meio de operações eficazes, eficientes e econômicas; através de transações legais e regulares. É baseado na responsabilidade gerencial plena, onde o gestor, embora responsável pela implementação e execução dos controles, não está sozinho, pois conta com o auxílio da Unidade de Controle Interno, que orienta a aplicação da metodologia apropriada e, posteriormente, avalia a eficácia dos controles, com apresentação de recomendações de melhoria.
A simetria dessa abordagem das três linhas de defesa com o modelo de funcionamento do Sistema de Controle Interno da DPEMT pode ser evidenciada da seguinte forma:
I - na primeira linha: pelo fortalecimento dos controles administrativos, ou controles da gestão, mediante a estruturação dos controles com abordagem horizontal, por processos de trabalho agrupados por sistemas administrativos; estabelecidos mediante metodologia que prevê a identificação e avaliação de riscos e especificação dos procedimentos de controle em instruções normativas do SCI.
II - na segunda linha: pelo monitoramento da efetividade dos procedimentos de controle a partir dos Indicadores de Controle Interno, ação de responsabilidade dos órgãos centrais de sistemas administrativos, com acompanhamento da Unidade de Controle Interno, sendo que tais indicadores podem ser constituídos também para prover suporte à gestão, indicando situações que requerem correção de rumo.
III - na terceira linha: pela atividade de auditoria interna e correlatas, exercida com independência pela Unidade de Controle Interno.
A correlação também pode ser visualizada através da figura a seguir:
