O Sistema de Controle Interno da DPEMT

   O Sistema de Controle Interno (SCI) da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso é normatizado pela Resolução nº 38/2022/DPG, em consonância com o Guia de Implantação do Sistema de Controle Interno do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, aprovado pela Resolução n. 01/2007/TCE/MT.   

   O modelo de funcionamento do Sistema de Controle Interno implantado na DPE- MT não se restringe às funções típicas de fiscalização a que se referem as normas legais, em especial o art. 74 da CF, mas enfatiza também o controle preventivo com abordagem em riscos, que estão em sintonia com as boas práticas internacionais.   

   Enseja, desta forma, a participação de todas as unidades da Instituição na identificação e avaliação de riscos por processos de trabalho agrupados por sistemas administrativos, como base para a definição dos procedimentos de controle. Adicionalmente, fortalece o desenvolvimento de uma cultura de compliance e introduz a prática de geração e monitoramento de Indicadores de Controle Interno, tornando-se, desta forma, um relevante instrumento de apoio à gestão.

   Um dos pontos fortes da estrutura e base normativa deste Sistema de Controle Interno está na estruturação dos controles na forma horizontal, por processos de trabalho, que são agregados por sistemas administrativos, estes entendidos como:
   “Conjunto de atividades e processos de trabalho afins, relacionados às funções finalísticas ou de apoio, objetivando um resultado de interesse público, distribuídos em diversas unidades da estrutura organizacional e executados sob a orientação técnica da unidade que lhe for responsável”.  

   A partir desta visão sistêmica, o modelo prevê que o órgão central de cada sistema administrativo tem a prerrogativa de, com base em metodologia padrão, estabelecer regras gerais e procedimentos de controle necessários para mitigar riscos inerentes aos processos de sua responsabilidade, que devem ser observados por qualquer outra unidade que, em alguma etapa, participe do processo. Estas regras e procedimentos são especificados num conjunto de instruções normativas do SCI, as quais compõem o Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle da DPE-MT.  

   É importante destacar que, com isso, os controles exercidos pelos gestores sobre os fatos e atos praticados no exercício regular da gestão, os quais compõem a chamada primeira linha de defesa, passam a integrar um Sistema formalmente institucionalizado. Também agrega um instrumento que pode contribuir decisivamente para a operacionalização das funções atinentes à gestão de riscos, imprescindíveis ao gerenciamento dos processos de trabalho, quando são identificados e categorizados os eventos indesejáveis, com o objetivo de minimizar seus impactos negativos.  

                            Neste contexto, são agentes do SCI:  

 Órgão Central do SCI: a Controladoria-Geral, responsável pela coordenação, supervisão e orientação técnica relacionada ao Sistema.  

 Unidades Executoras do SCI: todas as unidades componentes da estrutura organizacional da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso, no exercício dos controles de sua responsabilidade.  

 Órgãos Centrais de Sistemas Administrativos: unidades que respondem pelo gerenciamento das atividades afetas a determinado sistema administrativo.  

 Unidades Executoras de Sistema Administrativo: unidades que se sujeitam às instruções normativas do SCI relativas a determinado sistema administrativo.
 Unidades Auxiliares de Órgãos Centrais de Sistemas Administrativos: corresponsáveis pelo gerenciamento das atividades afetas a determinado sistema administrativo.  

    Esta forma de operacionalização do Sistema de Controle Interno reflete a evolução dessa matéria e está em consonância com as normas internacionais, que apontam cada vez mais para a necessidade do fortalecimento dos controles internos da gestão, também identificados como controles administrativos ou controles primários, exercidos em caráter preventivo e necessários para mitigar riscos. Pretende-se, com isso, consolidar uma cultura de atenção a riscos e controles na DPE-MT, onde foi estabelecida uma diretriz no sentido de que, gradativamente, para todas as situações de riscos significativos, existam procedimentos de controle definidos e operantes, para a mitigação.  

    Para tal, foi elaborada a Instrução Normativa SCI-01/2019, a norma que orienta a elaboração das instruções normativas do SCI, a qual inclui uma metodologia para a identificação e avaliação dos riscos nos processos de trabalho, passíveis de serem mitigados, como base para a definição e especificação dos procedimentos de controle nas instruções normativas do SCI. A abordagem em riscos agrega valor ao SCI, tornando-o mais eficiente e é perfeitamente plausível que sejam incorporados ao Sistema os mecanismos e aspectos positivos do gerenciamento de riscos, independentemente da existência ou não de uma Política de Gestão de Riscos devidamente instituída e praticada. Quanto a isso, sempre é importante lembrar que o maior risco é aquele que não é conhecido.  

    Diante da integração entre as atividades dos órgãos centrais de sistemas administrativos com a Controladoria-Geral e a Diretoria de Gestão Estratégica (DGE), os procedimentos de controle são retratados simultaneamente nas instruções normativas do SCI e nos mapas de processos, de maneira a assegurar a sua efetiva observância, o que se traduzirá em maior segurança e tranquilidade a todos os gestores e servidores.  

    Outro aspecto que não pode deixar de ser contemplado na estruturação dos controles diz respeito ao Compliance, visto sob a ótica da conformidade e da integridade. A metodologia alerta para ações que visem assegurar que a Defensoria Pública atue absolutamente em linha com a legislação e normas, além de atender às políticas e diretrizes estabelecidas, cumprindo à risca todas as imposições dos órgãos de regulamentação, dentro dos padrões exigidos de sua área de atuação. Já sob as óticas da ética e da integridade, orienta para que se procure identificar se os processos de trabalho inserem situações que podem propiciar a ocorrência de atos ilícitos, visando definir regras e medidas para aferição e prevenção dessas situações.  

    Com o fortalecimento dos procedimentos de controle preventivo de forma integrada ao gerenciamento por processos e com abordagem em riscos, o Sistema de Controle Interno se torna em um efetivo instrumento de suporte à gestão. Neste sentido, também prevê o estabelecimento de Indicadores de Controle Interno, sendo alguns com a finalidade de monitorar o nível de adesão aos procedimentos de controle estabelecidos e, assim, monitorar os próprios riscos e outros índices para subsidiar a governança, quando são estabelecidos para identificar a possibilidade de os objetivos de um processo de trabalho não estarem sendo atingidos com eficiência e eficácia, bem como, a necessidade de ações administrativas para a correção de rumo, sendo as regras e procedimentos para a definição, estruturação, operacionalização e monitoramento dos Indicadores de Controle Interno normatizados pela IN SCI-02/2019.  

    Em suma, o Sistema de Controle Interno da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso caracteriza-se como um sistema descentralizado de controle, em consonância com a doutrina mundialmente aceita das três linhas, a qual permitir maior eficiência e eficácia na gestão pública.  

    Nesse modelo, cada órgão central de sistema administrativo é responsável pela criação de controles internos para lidar com riscos e fornecer uma garantia razoável que os objetivos serão alcançados por meio de operações eficazes, eficientes e econômicas; através de transações legais e regulares. É baseado na responsabilidade gerencial plena, onde o gestor, embora responsável pela implementação e execução dos controles, não está sozinho, pois conta com o auxílio da Controladoria-Geral, que orienta a aplicação da metodologia apropriada e, posteriormente, avalia a eficácia dos controles, com apresentação de recomendações de melhoria.  

    A simetria dessa abordagem das três linhas com o modelo de funcionamento do Sistema de Controle Interno da DPEMT pode ser evidenciada da seguinte forma:  

 I - na primeira linha: pelo fortalecimento dos controles administrativos, ou controles da gestão, mediante a estruturação dos controles com abordagem horizontal, por processos de trabalho agrupados por sistemas administrativos; estabelecidos mediante metodologia que prevê a identificação e avaliação de riscos e especificação dos procedimentos de controle em instruções normativas do SCI.  

 II - na segunda linha: pelo monitoramento da efetividade dos procedimentos de controle a partir dos Indicadores de Controle Interno, ação de responsabilidade dos órgãos centrais de sistemas administrativos, com acompanhamento da Controladoria-Geral, sendo que tais indicadores podem ser constituídos também para prover suporte à gestão, indicando situações que requerem correção de rumo.  

 III - na terceira linha: pela atividade de auditoria interna e correlatas, exercida com independência pela Controladoria-Geral.  

 A correlação também pode ser visualizada através da figura a seguir: